La Retrospectiva (Sprint Retrospective) es la reunión final de Sprint en la que reflexionamos como hemos trabajado, identificamos impedimentos, áreas de oportunidad y acciones a seguir. Se discute qué ha salido bien, qué se podría haber hecho mejor y qué se puede mejorar. Por lo tanto, el objetivo de esta reunión (a la que en idioma Agile llamamos Retrospectiva) no es otro que mejorar para la próxima ? Y si no trabajas bajo un marco Agile, pero quieres mejorar en tu día a día también la puedes utilizar exactamente igual.

¿Y cómo se mejora? ¡Aprendiendo! Así que si quieres mejorar en tu día a día y aprender de lo que ha sucedido para hacer cada vez mejor las cosas sigue leyendo. En este post te voy a contar una dinámica que utilizan los equipos ágiles y funciona genial. Además, es tan sencilla que todos la podemos utilizar: la retrospectiva.

Vete al grano: Índice

• Antes de la sesión de retrospección: preparación
• La Retrospectiva: los 5 pasos para que sea un éxito
  • Romper el hielo
  • Recopilar información
  • Reflexionar y generar ideas
  • Tomar decisiones
  • Dejar claros los próximos pasos
• Después de la sesión: no olvides…

Antes de la sesión:

• Si no estáis todo el equipo juntos, piensa en una herramienta online colaborativa que permita dejar ideas, hay muchas online gratuitas como Jamboard de Google o EasyRetro.
• Recopila información que tenemos del trabajo realizado, esto nos ayudará a crear el contexto basado en datos.
• Agenda una sesión donde participen todas las personas que trabajen con un mismo objetivo común. sería muy bueno que fuera recurrente ya que así generamos un hábito de mejora continua, calcula como referencia, si queremos analizar lo que ha sucedido en un mes necesitaremos seguramente menos de 3 horas.

5 pasos para que tu Retrospectiva sea un éxito ?

1. Rompe el hielo para crear un clima que funcione

El primer paso es romper el hielo para que todas las personas que participen en la sesión se sientan cómodas y así, se incentive la participación. Mira en este post 8 dinámicas para romper el hielo súper divertidas y ¡elige la que más te encaje!

8 divertidas dinámicas para potenciar una sesión de trabajo en equipo

2. Técnicas para recopilar información y tener una visión compartida de grupo

El segundo paso es recopilar información para que así reconstruyamos entre todos los hechos. Es decir, estaremos construyendo una imagen conjunta de lo que como equipo hemos realizado durante este último mes (o el tiempo X que haya durado el proyecto).

En esta fase no estamos buscando soluciones, el objetivo es tener una visión compartida de equipo. Estas son algunos ejemplos de dinámicas que mejor funcionan en este paso:

#Twittear.

Describimos lo que ha pasado en formato tweet. Es una técnica para hacerlo más divertido ya que será más ameno, rápido y con 2 o 3 será suficiente. Podréis escribir respuestas a los tweets, retwittearlos, ponerlos como favoritos y continuar la conversación.

¡Es muy sencillo! Crea un grupo de chat privado en Twitter y podréis hablar como si fuera WhatsApp pero con la funcionalidad de Twitter ? Si vas a dinamizar esta sesión, te recomiendo que estos ajustes los hagas ANTES de empezar para tenerlo todo listo y así no perder tiempo.

Lean Coffee ☕️

• Cada participante escribe temas de los que le gustaría hablar, un tema por post-it (si es online, se puede usar Whiteboard). Pegamos los post-its en una pizarra. La persona que propuso el tema lo explica en una o dos frases y agrupamos los post-its que sean del mismo tema.
• Cada participante vota por dos temas que le gustaría tratar.
• Ordenar los post-its por número de votos.
• Comenzamos con el tema de mayor interés.
• Ponemos una alarma de 5 minutos. Cuando termina el tiempo, el grupo decide si quiere continuar con el tema o pasar al siguiente, podemos votar con pulgares arriba o abajo, así continuamos durante 5 minutos más en el tema o pasamos al siguiente. Repetimos hasta terminar con el tiempo definido para este bloque.

3. Generador de ideas o técnicas para reflexionar

El tercer paso de la Retrospectiva consiste en generar ideas para identificar acciones que nos ayuden a mejorar. Aquí te dejo dos ideas de dinámicas para esto:

Y si… ¿Pides un deseo? Hacer posible lo imposible.

Vamos a ponernos en situación… imaginaros que tienes la suerte de que se te aparece el genio de la lámpara y te concede el deseo ? que soluciona el problema más grande que tengas en el trabajo. Reflexionemos 5 minutos sobre: ¿cuál es tu deseo? 

Llegas al trabajo la mañana siguiente. Se nota que el genio te ha concedido el deseo. En la dinámica cada participante comparte:

• ¿Cuál ha sido tu deseo?
• ¿Qué ves diferente ahora?
• ¿Qué acciones podemos hacer que permitan que sea una realidad?

Y si… Viajamos al Futuro

Nos ponemos en situación… imaginaros que pudiéramos viajar al final del próximo periodo de tiempo (un mes o lo que se decida) y resulta que todo ha salido perfecto. ¿Cómo fue? ¿Qué hicimos?

Cada participante comparte:

• ¿Cómo nuestros yo del futuro la describirían? ¿Qué verían y escucharían? Anotando algunas palabras claves para ayudar a recordarlo y describimos nuestra visión de esa perfección.
• Continuamos con ¿Cuáles fueron los cambios que hicieron que nuestro futuro fuera tan productivo y lleno de felicidad?

4. Decisor, cómo seleccionar a qué le queremos dedicar nuestro tiempo

El paso 4 consiste en elegir con qué ideas nos vamos a quedar y realmente vamos a ejecutar (de las ideas que hemos generado en el paso anterior). Porque claro, ¡hay que ser realista! Aquí te dejo 2 técnicas que te ayudaran a priorizar y elegir en cuáles es mejor invertir vuestro tiempo.

? Te recomiendo que no sean más de 2 ó 3 ideas.

Fusión

Para simplificar y reducir, nos vamos a quedar con 2 ideas.

• Cada uno escribirá / seleccionara dos acciones que le gustaría ejecutar, siendo lo más concreto posible. No invirtáis más de 3 minutos ⌛️ en esto.
• Votaremos y nos quedaremos con las dos finalistas.

Empezar, Parar, Continuar

Si ya tienes un plan de mejoras anterior, esta dinámica os puede ayudar. Solo tienes que rescatar los planes de mejora sobre los que ya estabais trabajando y con esas ideas y las nuevas que han surgido…

• Pinta 3 columnas: Empezar, Parar y Continuar
• Vamos a poner un poco de orden, clasificando lo que queremos empezar, parar o continuar, y luego elegir las mejores iniciativas.
  1. Una idea por post-it
  2. Lee tus propuestas en voz alta y ubícalas en la columna que corresponde (empezar, parar o continuar).
  3. Votemos las ideas repartiendo puntos a pegar, por ejemplo 1, 2 o 3 puntos por persona a distribuir.
• Las primeras 2 ideas de la columna de empezar son las acciones elegidas y así puedes revisar si queremos seguir dedicando tiempo a las ideas anteriores o hay que ajustar algo.

5. No termines sin dejar claros los próximos pasos

Como quinto paso y para terminar la sesión de retrospectiva, escucha al grupo y haced una pequeña revisión para dejar claros los próximos pasos. Este paso en realidad lo puedes aplicar a todos los tipos de reuniones para que los resultados sean mucho mejores ?

Así que cómo no, aquí te dejo otras 2 técnicas para que hagáis este cierre de una forma más dinámica:

Técnica del Dardo

Para asegurarnos si hemos tratado los temas importantes, simplemente reflexionamos: ¿Hablamos de lo que era importante para mí?¿Hablé en forma abierta? ¿Tengo confianza en que vamos a mejorar?

Cada participante comparte su opinión con un post-it (tarjeta en la herramienta online) vale en cualquier lugar, si tenemos una herramienta digital podemos poner una valor numérico que represente lo que pienso.

Ejemplo, un acierto en el medio es un consenso al 100%, situarlo fuera del blanco es un 0% consenso.

Técnica del Tú y Yo

Igual os puede resultar útil dedicar los últimos minutos para agradecer y poner en valor la aportación al grupo.

Cada participante escribe un post-it por columna: ‘Gracias por!’ y ‘Mi aportación será’ 

• Algo que un compañero haya hecho y quiero agradecérselo: «Gracias por!»
• Algo que quiero mejorar o cambiar sobre mí: «Mi aportación será»

? Normas: No se puede repetir la persona ‘agradecida’. Quien decida empezar será quien marque quien será la siguiente para pasar turno y así completar con el grupo.

Para que pasemos de las intenciones a los hechos, no te olvides…

• Seguir el plan de acción
• Las acciones de mejora se tienen que integrar en el trabajo diario del equipo
• Mira más allá, es posible que con la idea que ha decidido el grupo se resuelva el problema identificado… pero si no es así, no pasa nada. Habrá que trabajarlo mejor y seguir mejorando en la próxima sesión.
• Documenta los aspectos claves para ir evolucionando vuestra base de conocimiento.

Todo siempre se puede mejorar!!!!!!​  Esta genial que seáis un equipo retador pero no os olvidéis de tomaros también tiempo para celebrar los éxitos. Vamos equipo!!!!! ??

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Sonia Sánchez Sansegundo

Santander Global T&O

Totalmente convencida y enamorada del Agile. Positiva. Reto: ayudar a mis compañeros a conocer y experimentar el Agile para que disfruten, igual que yo, de esta experiencia. Agile Coach

 

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