¿No das abasto en tus reuniones? ¿Sientes que no son eficientes y que pierdes mucho tiempo? En este post te voy a dar 6 consejos clave para que tus reuniones sean mucho más eficientes y productivas.
Cuando hablo con los equipos, hay un tema muy recurrente en relación a la efectividad del trabajo y una de las claves es el número tan alto de reuniones que tienen.
¿Qué está pasando?
Tenemos demasiadas reuniones, con muchos participantes. Reuniones que no siempre son eficaces y en muchas ocasiones se toman decisiones en paralelo.
Si analizamos un poco, es común encontrar las siguientes circunstancias:
- No se delega la responsabilidad de tomar decisiones. Esto implica tener más participantes de los necesarios
- No se preparan las reuniones y esto puede implicar que no se alcancen los objetivos
- Se tratan temas no esenciales que se pueden resolver de un modo más eficiente, sin una reunión
Si sientes que esto también te pasa a ti, estás empezando a liderar equipos… te dejo unas claves tanto si convocas tú las reuniones como si tienes que asistir a ellas.
1. Objetivo común
Ha de ser claro y tiene que permitir que los convocados entiendan el papel que juegan en el mismo. Cómo van a aportar valor.
2. Reflexiona – eficiencia
¿Es el mejor medio para conseguir el objetivo? ¿Es posible que se alcance de forma asíncrona?
Ejemplo: Puedo utilizar un documento compartido, gestionarlo utilizando un correo, haciendo una llamada o bien tomar mi propia decisión en lugar de convocar una reunión.
Si este tema / objetivo se está tratando en otro foro, conecta los intereses y unifica esfuerzos, súmate a la iniciativa existente o mejora la que ya se realizó; pide que se comparta el trabajo realizado. Está en nuestra mano construir sobre el trabajo de un compañero y no duplicar iniciativas y sí reutilizar / evolucionar y mejorar.
3. Identifica asistentes
Asegura que tienen delegada la responsabilidad para la toma de decisiones que sean necesarias (7 personas o menos sería un buen número).
Si se van a tomar decisiones piensa en la forma y asegúrate de comunicarlo de una forma clara.
Y no te olvides de validar con tu equipo si todos conocen la responsabilidad que tienen delegada para asegurar que pueden tomar las decisiones y poder colaborar con otros equipos de forma efectiva en las reuniones en las que sean convocados.
Detalla la agenda con los tiempos necesarios.
4. Prepara la agenda
Prepara el material de la sesión (anticípalo al menos 24 horas antes)
Los puntos comunes se verán al principio de la sesión por si no todo el mundo puede estar presente durante toda la sesión.
Intenta que no sobrepase 45 min. (Deja libre 10 min entre reunión y reunión) y convoca siempre dentro del horario laboral.
Y no te olvides de utilizar un ‘ayudador para que salga genial’. Define las reglas / normas para la sesión.
5. Durante la sesión
Por parte del convocante:
- Como hemos dicho antes, los puntos comunes se verán al inicio de la sesión.
- Valida que las personas necesarias están
- Controla los tiempos de intervención
- Si sale un tema que no está planificado, se programa una nueva reunión
- Asegura que las decisiones se han tomado contando con el grupo
- Anota los temas discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas
Por parte del convocado
- Haz saber si el objetivo no es claro
- No te preocupes por rechazar una reunión en caso de que creas que no puedes/ te puede aportar valor
- No reenvíes convocatoria sin aprobación previa del convocante
- Se puntual y revisa la información antes de la reunión
6. Cuando finalice
Por parte del convocante
- Comparte un resumen con los participantes
- Haz seguimiento de las acciones
Por parte del convocado
- Si no recibes los temas discutidos, tareas asignadas y las decisiones tomadas, hazlo saber
- Haz seguimiento de las acciones que seas responsable
Si tienes alguna duda para seguir este modelo, este decisor seguro que te puede ayudar.
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Sonia Sánchez Sansegundo
Santander Global T&O
Totalmente convencida y enamorada del Agile. Positiva. Reto: ayudar a mis compañeros a conocer y experimentar el Agile para que disfruten, igual que yo, de esta experiencia. Agile Coach
