PowerPoint es una de esas herramientas que muchos manejamos, pero seguramente sin conocer del todo sus posibilidades o las funciones que esconden sus menús. Os proponemos un paseo rápido por 5 trucos de powerpoint que seguro os harán el día a día aún más fácil 🙌🏽.
1. Seleccionar objetos más rápido
Quien haya invertido tiempo en trabajar en una diapositiva complicada sabrá el tiempo que se pierde intentando seleccionar los objetos que quiera mover o modificar ⌛️. Es hora entonces de recurrir al «Panel de Selección», que incomprensiblemente se haya un tanto escondido. Para hacerlo aparecer hay que situarse en el menú «Inicio» y hacer clic sobre la herramienta «Seleccionar». Y allí se encuentra, en la última opción del desplegable.
El panel mostrará todos los objetos de la página por orden de visualización, como si fueran capas. Desde allí podremos seleccionar un elemento haciendo clic en él, varios objetos si mantenemos pulsada la tecla «Control», o bien ocultar su visualización pinchando en el icono del ojo. También podremos renombrarlos si hacemos un doble clic lento sobre uno de ellos, algo muy útil sobre todo cuando vamos a hacer animaciones, para no perdernos entre tanto rectángulo y cuadro de texto.
2. Recortando como un profesional ✂️
Seguramente todos hemos hecho uso de la herramienta de recorte de PowerPoint, sobre todo cuando importamos una imagen o fotografía a nuestra presentación. Pero quizás no todos sepan que ese recorte no tiene por qué ser siempre rectangular. Si en lugar de pulsar en el icono de «Recortar» que aparece en el menú «Formato de la imagen», pulsamos en la flecha situada justo debajo de él, encontramos la opción «Recortar a la forma». Y al posarnos sobre ella nos aparecerá todo el catálogo de formas disponibles en la herramienta.
En la práctica, la mayoría de esas formas nos van a resultar inservibles para recortar nuestra imagen, pero algunas como la elipse, nos van a permitir darle un pequeño plus de profesionalidad a la presentación. Y si lo que queremos es un círculo perfecto, después de seleccionar la elipse solo tenemos que volver al menú de «Recortar», escoger en esta ocasión «Relación de aspecto» y finalmente «1:1».
3. Gráficos a otro nivel 📊
Algo parecido a lo que acabamos de comentar podríamos hacerlo con los gráficos de barras y columnas. Si la presentación se presta a ello, podemos dejar atrás los aburridos rectángulos de colores y sustituirlas por algo más llamativo y que además nos ayude a que se entienda mejor el mensaje detrás de ese gráfico. Para ello, deberemos tener preparada una imagen o icono que sea representativo del valor que representa cada barra. Dependiendo de si nuestro gráfico se muestra en vertical u horizontal, habrá que buscar una imagen con una relación de aspecto acorde. Intentad que la imagen o icono no tenga márgenes alrededor y, si no fuera rectangular, mejor con fondo transparente.
Cuando la tengamos ya lista, solo tendremos que hacer clic derecho sobre alguna de las barras de nuestro gráfico y seleccionar «Dar formato a serie de datos». En el panel que se abre a la derecha seleccionaremos el icono del cubo de pintura y allí, «Relleno con imagen o textura». Es el momento de seleccionar nuestra imagen con el botón «Insertar» y ver qué tal se adapta al gráfico. Probablemente haya que hacer algunos ajustes seleccionando «Opciones de serie» (el icono de las tres columnas) y jugar con los valores «Superposición de series» y «Ancho del rango» hasta dar con la combinación que quede mejor.
4. ¿PDFs desde Powepoint? 🤔
Está claro que no es su función original, pero con los años Powerpoint se ha vuelto poco a poco más versátil y no siempre el destino del archivo de trabajo acaba en una presentación. Una alternativa podría ser perfectamente un fichero PDF, como los que se utilizan para artículos de textos, ebooks o infografías.
Para ello, quizás nos interese cambiar la orientación del documento a un formato vertical, más acorde con el formato PDF. Para ello solo tenemos que ir al menú «Diseño», pinchar en el icono «Tamaño de diapositiva» que encontramos casi a la derecha del todo y seleccionar «Personalizar tamaño de diapositiva». Allí encontraremos multitud de opciones predefinidas para cambiar el ancho y alto de nuestra página, o bien introducir a mano los tamaños si seleccionamos «Personalizada». Un tamaño típico sería el A4 que corresponde a un folio normal. Por último no hay que olvidarse de cambiar de Horizontal a Vertical en el apartado «Diapositivas».
Tras esto ya podemos trabajar sobre nuestro documento y, al acabar, simplemente guardar nuestro archivo no con la opción por defecto «Presentación de PowerPoint», sino como «PDF».
5. ¿Quien necesita aprender Latín?
Más de una vez interesa rellenar con un texto cualquiera alguna página de nuestra presentación, bien para ver cómo queda o bien porque aún no tenemos el contenido definitivo. En esos casos se suele recurrir al típico texto en latín lorem ipsum que podemos ver tan frecuentemente. La gente de Microsoft se dio cuenta de ello hace unas cuantas versiones de Powerpoint y ahora ya no hace falta ir a buscar ese texto a alguna web para copiarlo y pegarlo, sino que podemos generarlo automáticamente si escribimos en un cuadro de texto lo siguiente:
=lorem()
Si tras esto pulsamos «Enter», se generarán automáticamente unos cuantos párrafos de texto en latín.
Si por lo que sea el latín no os convence, otra opción similar sería este otro comando:
=rand()
En esta ocasión lo que se generan son párrafos de texto aleatorio del idioma que tengamos seleccionado. Eso sí, en cualquiera de los dos casos, mucho cuidado con dar por cerrada la presentación sin haber cambiado los textos por los definitivos. No sería la primera vez que vemos algún documento o incluso una valla publicitaria con algún lorem ipsum despistado…
Espero que a partir de ahora pongas en práctica estos Trucos de Powepoint para destacar en tus presentaciones.
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Sergio Cabrera
Santander Global T&O
Apasionado por la creatividad de nacimiento e inquieto por aprender siempre cosas nuevas. Licenciado en Informática y fiel defensor de la UX, me encanta la lectura, el cine y la música. ¡Ah! Y soy un fanático del Scrabble en todas sus variantes.
