Si un día perfecto de trabajo, no pasa por no revisar correos y correos sobre todo esos que te llegan donde alguien te ha añadido y realmente tú no tienes nada que aportar… ¡este post te interesa! Sigue leyendo si quieres conocer 5 consejos para evitar que te lleguen o envíes correos innecesarios a tu bandeja de entrada.💪
Antes de comenzar, es necesario añadir que lo primero que debemos hacer para conseguir que estos consejos se lleven a cabo de forma efectiva, es que esto se comparta con todo el equipo, área o compañía donde trabajas.
Causas por las que incorporamos a personas en un correo o no eliminamos a otras que no tienen que estar 🧾
1. Falta de responsabilidad
Necesitas incluir en la cadena de emails a un superior para escalar un asunto o dejar alguna evidencia ante un problema.
Pero… ¿y si revisas con tú equipo cuáles son las actividades donde tienes responsabilidad y donde no para que decidamos con intención cómo queremos trabajar (diré lo que tienes que hacer, te consultaré, acordaremos, preguntaré o delegaré) y lo comuniques a las partes interesadas?
2. Necesito informar a alguien
Quizás haya algún otro compañero a quien le interese ese asunto que se está tratando.
Y si antes de añadir a nadie a una cadena de emails, preguntas si prefieren que les añadas o si por el contrario, les es más cómodo un resumen de lo que sucede. Lo más seguro es que si hablas con ellos, te digan que apenas dedican tiempo a leer esos emails y que les es mucho más sencillo que les hagas un resumen de lo tratado en una reunión de equipo
3. Falta de conocimiento
¿Y si construyes un plan para ser autónomo y aprovechas para crear una base de conocimiento?
Estará accesible para cualquiera de tu equipo y facilitarás este proceso para un compañero nuevo.
Puede que necesites preguntar a varias personas / equipos sobre un tema, en este caso es importante solucionar la causa raíz de esto ya que sería una falta de conocimiento que impacta en más equipos y es más complicado encontrar una solución, explica esta situación a tu responsable para lograr la ayuda que necesitas
4. Necesito delegar
Comunica a esa persona que por favor se ocupe del tema y además compartes que tiene esa función… se ocupará del tema y todo el mundo sabrá a quien dirigirse. Acuerda si tienes que estar informado como y de qué manera puedes utilizar una reunión de equipo o en las reuniones que tengáis.
Ahora sí, vamos a los 5 consejos para reducir los correos 👇👇👇
- Anticipa cuando lo puedes atender en base a las prioridades que tienes o si te requiere tiempo
- Si necesitas la ayuda de un compañero acuerda como equipo cuando podéis responder, pero consolidar la información y envía todo junto directamente
- Revisa los destinatarios (seguro que agradecen dejar de estar en el correo). Revisa si las causas por las que incorporamos a personas en un correo con las sugerencias para mejorar.
- Consigue foco, ajusta el asunto al tema que tengas que tratar, quita los RV, RV, RV… y si necesitas aportación de alguien, explica de forma clara ¿para qué? y ¿qué? necesitas y cuando. Los detalles marcan la diferencia.
- Reflexiona sobre la responsabilidad que tienes y asegura que la tienes acordada con el equipo.
Parecía misión imposible o no tanto, en cualquier caso todo siempre lo podemos mejorar, tenemos que tener visión crítica de las cosas para intentar mejorar nuestro día a día.
👀👀 ¿Quieres saber cómo hacer reuniones más eficientes? No te pierdas el post donde hablamos de ello.
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Sonia Sánchez Sansegundo
Santander Global T&O
Totalmente convencida y enamorada del Agile. Positiva. Reto: ayudar a mis compañeros a conocer y experimentar el Agile para que disfruten, igual que yo, de esta experiencia. Agile Coach
